Le email stanno assumendo sempre più la funzione di archivio di contenuti ed informazioni, anche storico, per questo è necessario avere un sistema di ricerca che ci aiuti a trovare l’informazione che cerchiamo il più velocemente e precisamente possibile.

Da un punto di vista logico le email non nascono come mezzo di archivio dell’informazione aziendale, per questo nativamente non è presente un sistema di indicizzazione dei loro contenuti. La classica ricerca delle email è infatti solo un filtro mittente/destinatario/oggetto/data. Di fatto invece l’account email di ogni dipendente in azienda è la sua memoria, uno storico delle sue attività, per questo è diventato necessario analizzare queste informazioni con un algoritmo simile a quello di un motore di ricerca.

Per venire incontro a questa esigenza dal punto di vista tecnico si utilizza la cosiddetta ricerca Full Text (ricerca testuale nel contenuto della mail) applicata alla casella email. Questo è possibile grazie all’utilizzo di motori di indicizzazione che analizzano prima le email così che il risultato della ricerca è quasi in tempo reale, inoltre i risultati sono molto più accurati grazie agli algoritmi di indicizzazione sempre più evoluti.

L’indicizzazione delle email avviene alla prima ricerca eseguita dall’utente (quindi la prima ricerca sarà più lenta) e nelle successive ricerche vengono indicizzate in tempo reale solo le email nuove. Eseguita l’indicizzazione la ricerca Full Text è sfruttata ogni volta che viene eseguita una ricerca via IMAP sull’intero corpo del messaggio (Boby), sia via Webmail che via client di posta. E’ importante sapere che alcuni client email, come Thunderbird, sfruttano un loro sistema di indicizzazione e tendono a sfruttare solo quello quando possibile, questo si traduce nel fatto che se Thunderbird ha già in locale la sua indicizzazione pronta non invierà al server IMAP la richiesta di ricerca.

I benefici della ricerca Full Text si applicano allo stesso modo anche alle ricerche testuali effettuate tramite gli smartphone indipendentemente dal tipo di device utilizzato, è sufficiente che sia utilizzato il protocollo IMAP per l’accesso alla posta.

Semplify abilita come standard la ricerca Full Text nelle caselle mail dei propri clienti portando gli importanti vantaggi sopra citati. Dal punto di vista infrastrutturale, al fine di gestire al meglio questa importante funzionalità, abbiamo scelto di dedicare un intero server al motore di ricerca (Apache Solr) in quanto gli indici delle email occupano uno spazio in costante crescita e non trascurabile.

Al contrario molti fornitori low-cost non offrono questo servizio in quanto necessita di risorse computazionali che l’infrastruttura tecnica a servizio della posta deve poter soddisfare e di competenze tecniche di alto livello per la sua messa a punto.

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